Viele Veranstaltungen haben dieses Jahr von Präsenz- auf Online-Veranstaltungen umgestellt. Das mag zwar eine große Umstellung für die bisherige Erfassung von Teilnehmerregistrierungen bedeutet haben, aber mit einem kostenpflichtigen Wufoo-Konto und Zoom – zusammen mit einer Prise Zapier – ist es einfacher denn je, virtuell zu veranstalten.
Zuerst: Richten Sie einen Zoom-Call ein
Er muss nicht *sofort* starten, sondern kann im Voraus geplant werden, damit wir etwas haben, mit dem wir uns verbinden können. In Zoom ist das nur ein Klick auf die riesige Schaltfläche "Planen" auf dem Willkommensbildschirm, sobald die Anwendung gestartet wurde.
Als Nächstes benötigen wir ein Anmeldeformular
Wir sprechen über das Kerngeschäft von Wufoo: **Online-Formulare erstellen!** Wir können natürlich eines von Grund auf neu erstellen, aber Wufoo macht es mit einer Reihe von vorgefertigten Optionen, die speziell für die Registrierung entwickelt wurden, noch einfacher.
Ob Sie von einem leeren Blatt oder einer Vorlage aus starten, die wichtigsten Informationen, die Sie sammeln möchten, sind:
- Name
- E-Mail-Adresse
Ernsthaft, das ist alles. Alles andere ist die Kirsche auf dem Kuchen, die verwendet werden kann, um zusätzliche Informationen über die Teilnehmer zu sammeln, wie z.B. Alter, Geschlecht, T-Shirt-Größe, Allergien oder was auch immer Sie für ein besseres Event für hilfreich halten.
Handelt es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung?
Viele Veranstaltungen sind es! Wenn Sie eine Gebühr für die Veranstaltung erheben möchten, integriert sich Wufoo mit Stripe, Square, PayPal und einer Vielzahl anderer Zahlungs-Gateways, die die Zahlungsabwicklung ziemlich trivial machen. Außerdem sind Transaktionen durch eine 256-Bit-SSL-Verschlüsselung geschützt, die sehr sicher und PCI-konform ist.
Der Kauf eines einzelnen Tickets ist ziemlich einfach, aber sagen wir, Sie möchten es den Leuten ermöglichen, mehrere Tickets gleichzeitig zu kaufen oder verschiedene Ticketpreiskategorien anzubieten. In Wufoo ist das überhaupt kein Problem! Zum Beispiel ist es möglich, Preise basierend auf der Antwort in einem Feld festzulegen.
Gibt es eine maximale Anzahl von verfügbaren "Plätzen"?
Sie sind vielleicht mit einer unbegrenzten Anzahl von Teilnehmern zufrieden. Wenn Sie jedoch die Teilnehmerzahl begrenzen müssen, schauen Sie sich die Funktion Max Quantity von Wufoo an, die wie die Erstellung eines Ticketpools funktioniert, von dem jede Registrierung abgezogen wird. Dies ist besonders nützlich, um eine "intimate" Präsentation für z.B. Workshops oder Gruppenaktivitäten zu schaffen.
Verbindung zu Zoom herstellen
Wir verwenden in diesem Beispiel Zoom, aber Wufoo kann sich auch mit anderen Video-Diensten verbinden, darunter join.me, GoToMeeting und Cisco Webex.
Die Integrationen von Wufoo erfolgen über Zapier. Falls Sie damit noch nicht vertraut sind: Zapier verbindet im Grunde Apps miteinander und stellt die Kommunikation zwischen ihren APIs her, sodass sie miteinander interagieren, wenn etwas passiert. In diesem Fall möchten wir, wenn sich jemand für das virtuelle Event anmeldet, ihn als Gast zum Zoom-Call hinzufügen.
Gehen Sie also in Ihr Zapier-Konto (oder richten Sie eines kostenlos ein). Von dort aus erstellen wir einen neuen "Zap", was bei Zapier der Slang für eine neue App-Verbindung ist. Das bedeutet, wir wählen Wufoo als erste App aus, die wir verwenden möchten, und Zoom als die App, mit der wir uns verbinden möchten.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Zap verwenden", und Zapier führt Sie durch die restlichen Schritte, einschließlich der Frage, welches Formular in dieser Integration verwendet werden soll und für welches geplante Zoom-Webinar Registranten erstellt werden sollen.
Beobachten Sie, wie die Anmeldungen eintrudeln!
Nun ja, technisch gesehen sind wir an diesem Punkt fertig, aber wir wollen noch ein paar Aufräumarbeiten erledigen, bevor wir tatsächlich mit der Erfassung von Anmeldungen beginnen können.
- Gestalten Sie das Formular fertig. Wufoo bietet viele nette Designoptionen und unterstützt sogar benutzerdefiniertes CSS, um das Aussehen feinabzustimmen.
- Betten Sie das Formular ein. Das Formular muss irgendwohin, wenn wir möchten, dass die Leute es benutzen. Ein Wufoo-Formular kann so gut wie überall eingebettet werden (hey, wir verwenden es auf unserer eigenen Kontaktseite). Oder verlinken Sie es einfach und verwenden Sie die öffentliche URL, die Wufoo für das Formular generiert.
- Passen Sie die Empfangsbestätigungs-E-Mail an. Sobald eine Transaktion getätigt wurde, erhält der Benutzer eine Bestätigungs-E-Mail in seinem Posteingang. Es ist eine gute Idee, dieser E-Mail etwas Liebe zu schenken, damit sie personalisiert ist.
- Erstellen Sie eine Erinnerungs-E-Mail. Eine Erinnerung ein paar Tage vor der Veranstaltung zu versenden, ist eine gute Möglichkeit, die Leute daran zu erinnern, dass die Veranstaltung bald stattfindet. Wufoo integriert sich auch mit Mailchimp und Campaign Monitor, die beide in einem Zap verwendet werden können, der Teilnehmer zu einer E-Mail-Liste hinzufügt und ausgelöste und automatisierte Nachrichten sendet.
Da haben Sie es, ein Anmeldeprozess für ein virtuelles Event, der leistungsstark ist und keinen Code erfordert! Wenn Sie noch kein Wufoo-Konto haben, besorgen Sie sich eines – es ist kostenlos und es lohnt sich, all die interessanten Dinge zu erkunden, die es kann.