Die Bedeutung von Einzelgesprächen

Was meinen wir mit 1:1 (ausgesprochen eins-zu-eins)? Dies ist typischerweise ein privates Gespräch zwischen einem Engineering Manager/Lead und seinem Mitarbeiter. Ich persönlich war Lead, Manager und auch unabhängiger Mitarbeiter/Softwareentwickler, daher habe ich auf jeder Seite des Tisches gesessen. Ich hatte auf jeder Seite großartige Erfahrungen und habe auf jeder Seite Fehler gemacht. Das gesagt, werde ich einige Überlegungen zu diesem Thema darlegen, da 1:1-Gespräche Möglichkeiten für persönliches und berufliches Wachstum eröffnen, wenn sie effektiv sind.

Was mir an Software Engineering als Disziplin besonders aufgefallen ist, ist, dass es viele Leute gibt, die Beiträge über technische Implementierungen teilen, und sehr wenige über Engineering Management. Management kann unsere Fähigkeit, effizient zu programmieren und unser Handwerk zu verfeinern, beeinflussen und beeinträchtigen, daher lohnt es sich, dies öffentlich zu erkunden.

Meine Gedanken dazu ändern sich viel, und wie alle Menschen lerne ich ständig dazu, also nehmen Sie bitte keine dieser Meinungen als in Stein gemeißelt an. Betrachten Sie sie eher als einen Dialog, in dem wir Ideen miteinander austauschen können.

Festlegen von Grundregeln

Ich glaube, dass 1:1-Gespräche entscheidend sind und nicht die Art von Besprechung sein sollten, die jemand auf die leichte Schulter nimmt, weder auf der Management- noch auf der Mitarbeiterebene. Die Besprechungen sollten eine regelmäßige Frequenz haben, entweder wöchentlich oder zweiwöchentlich angesetzt sein und nur aus zwingenden Umständen abgesagt werden — und wenn sie abgesagt werden müssen, ist es eine gute Praxis, die andere Person darüber zu informieren, warum, anstatt sie einfach aus dem Kalender zu entfernen.

Es mag verlockend sein zu denken, dass Remote-Arbeit weniger 1:1-Gespräche bedeutet, aber das Gegenteil ist der Fall. Da jede Person im Tagesgeschäft an verschiedenen Orten ist, helfen 1:1-Gespräche, sporadischen Kontakt durch regelmäßige Treffen auszugleichen.

1:1-Gespräche sollten in einem Raum mit möglichst wenigen Ablenkungen stattfinden. Wenn Sie mit einer anderen Person in einem Raum sind, schalten Sie Ihren Computer aus und verwenden Sie ein Notizbuch, damit Sie keine Benachrichtigungen erhalten. Wenn Sie ein 1:1-Gespräch remote führen, stellen Sie sicher, dass Sie sich an einem ruhigen Ort befinden und über eine stabile Internetverbindung verfügen. Und vermeiden Sie es bitte, 1:1-Gespräche im Auto oder während Besorgungen zu führen. Es lohnt sich auch, die Zeit, die Sie in lauten Umgebungen wie Cafés verbringen, zu begrenzen. Ein weiterer Tipp: Wenn Sie draußen sein müssen, tragen Sie Kopfhörer. Auch hier geht es darum, Ablenkungen zu minimieren, damit sich alle auf die Besprechung selbst konzentrieren.

Ehrlich gesagt, wäre es mir lieber, wenn mich jemand absagt oder das Meeting verschiebt, bis er an einem ruhigen Ort ist, als einen Anruf mit vielen Ablenkungen entgegenzunehmen. Nichts sagt mehr aus als "Ich schätze Ihre Zeit nicht", als während eines 1:1-Gesprächs Multitasking zu betreiben. Der gesamte Zweck des 1:1-Gesprächs sollte darin bestehen, der anderen Person das Gefühl zu geben, wertvoll und verbunden zu sein.

Warum sollten wir also überhaupt Zeit für 1:1-Gespräche aufwenden?

1:1-Gespräche sind entscheidend. Wenn wir ständig an Aufgaben arbeiten, ohne uns Zeit zu nehmen, innezuhalten und uns über unsere Arbeit auszutauschen, riskieren wir, taktisch statt strategisch zu handeln. Wir riskieren, in einem Silo zu arbeiten, was zu Burnout und Angstzuständen führen kann. Wir verpassen Gelegenheiten, Fehler frühzeitig zu erkennen und technische Schulden zu reduzieren. Im Grunde genommen sollten 1:1-Gespräche Unsicherheit reduzieren, indem sie uns das Gefühl geben, stärker mit dem Rest des Teams verbunden zu sein, und gleichzeitig die Absicht klären.

Auf der Mitarbeiterseite beispielsweise sind Sie sich vielleicht nicht sicher, ob Sie Ihre Zeit in Aufgabe A oder Aufgabe B investieren sollen, und der Fortschritt Ihrer Commits verlangsamt sich als Folge davon. Welche hat höhere Priorität? Auf der Managerseite sind Sie sich vielleicht nicht sicher, was passiert – der Mitarbeiter könnte an einem Problem hängen geblieben sein. Er könnte ausgebrannt sein, aber es ist schwer, das sicher zu wissen. Es ist völlig normal, dass jemand ab und zu stecken bleibt, aber es ist üblich, dies nicht vor anderen ankündigen zu wollen, vielleicht aus Angst vor Peinlichkeit, unter anderem. Ein 1:1-Gespräch ist ein guter, sicherer, privater Ort, um Bedenken zu klären, bevor sie zu greifbaren Problemen werden, da sie eine Privatsphäre bieten, die in manchen offenen Bürolandschaften einfach nicht gegeben ist.

Dieser Privatsphären-Aspekt ist wichtig. Eine offene Erörterung von übergeordneten Themen wie Karriereziele oder auch niederschwelligen Themen wie Code-Reviews lässt sich am besten und einfacher in einer privaten Atmosphäre mit einer Person durchführen, anstatt vor einem großen Publikum im Freien. Im besten Fall schaffen 1:1-Gespräche ein gutes Umfeld, um einige dieser Probleme zu lösen.

Mitarbeiter und Manager gleichermaßen sollten sich voll und ganz in das Meeting einbringen. Das bedeutet, eine aktive Körpersprache zu verwenden, die Aufmerksamkeit zeigt. Das bedeutet, dass man darauf achtet, abwechselnd zu sprechen, ohne den anderen zu unterbrechen.

Verbindung

Zugehörigkeit ist ein Kernbestandteil von Maslows Bedürfnispyramide, denn als Menschen sind wir auf Verbundenheit und Gemeinschaft ausgelegt. Ich weiß, dass es in diesem Artikel um Engineering Management geht, aber Ingenieure brauchen Empathie und menschliche Verbindung nicht weniger als jede andere Person in jedem anderen Beruf.

Der Grund, warum ich dies überhaupt erwähne, ist, dass es mir selbst wirklich schwerfällt, mit anderen auf persönlicher Ebene in Kontakt zu treten. Ich bin unbeholfen. Ich bin ein Introvertierter. Ich weiß nicht immer, wie ich mit Menschen reden soll. Aber ich weiß, dass es viele 1:1-Gespräche gab, bei denen ich entweder gehört wurde oder jemanden anderen hörte. Mit anderen Worten, ich fühlte mich mit der anderen Person verbunden, sei es durch gemeinsame Ziele, persönliche Ähnlichkeiten oder sogar gemeinsame Beschwerden über etwas.

Ein Freund von mir meinte, dass "Menschen Manager verlassen, nicht Jobs." Das stimmt größtenteils! Allein die Zeit zu nehmen, eine Verbindung aufzubauen, bei der sich Manager und Mitarbeiter besser kennenlernen, schafft ein höheres Maß an Komfort, das zu vielen Vorteilen führen kann, einschließlich der Mitarbeiterbindung.

Es könnte sich lohnen, die andere Person zu fragen, welche Modalität am besten funktioniert, wenn Sie remote arbeiten. Manche Leute bevorzugen Videochats; manche Leute bevorzugen Anrufe. Das alles ist Teil der Förderung einer besseren Verbindung.

1:1-Gespräche sind mehr für Mitarbeiter als für Manager

Lassen Sie sich von dieser Überschrift nicht abschrecken. Ja, diese Treffen sind für beide Parteien. Das sind sie wirklich. Aber hier ist die Sache: Im Machtgleichgewicht kann der Manager jederzeit direkt mit dem Mitarbeiter sprechen. Das Umgekehrte ist nicht immer der Fall. Es gibt auch Dynamiken zwischen Teamkollegen. Das bedeutet, dass die Aufgabe des Managers in einem 1:1-Gespräch darin besteht, dem Mitarbeiter einen Raum zu bieten, um klar und frei über Bedenken zu sprechen, insbesondere über solche, die seine Leistung beeinträchtigen könnten.

Idealerweise hört ein Manager mehr zu als ein Mitarbeiter, aber ein Hin und Her kann auch gesund sein. Ein 1:1-Gespräch, in dem der Manager am meisten spricht, ist wahrscheinlich das am wenigsten produktive. Dies ist keine Teamzeit; es ist Zeit, einem Mitarbeiter das Wort zu geben, weil es sonst in anderen Kontexten vielleicht nicht geschieht.

Nach meiner Erfahrung ist es am besten, wenn ein Manager zuerst die ultimativen Ziele™ eines Mitarbeiters erfährt. Wo sehen sie sich in fünf Jahren? Welche Art von Arbeit machen sie am liebsten? In welchen Umgebungen arbeiten sie am besten und welche sind am schwierigsten? Ein Manager kann nicht immer die ideale Situation schaffen, aber diese Informationen zu haben ist immer noch äußerst wertvoll für die Gestaltung der Karriereentwicklung einer Person, für die anfallende Arbeit und für ein allgemeines Verständnis dessen, was die Leute gut zusammenarbeiten lässt.

Nehmen wir an, Sie haben zwei Mitarbeiter: Einer möchte eines Tages Principal Architect werden und ein anderer sagt Ihnen, dass er Refactoring liebt. Das gibt Ihnen eigentlich ziemlich gute Einblicke für ein Projekt, bei dem eine Person die Richtung vorgibt und die andere den alten Code bereinigt, um das Refactoring vorzubereiten!

Oder nehmen wir an, Sie haben einen Mitarbeiter, der eines Tages Direktor werden möchte, aber selten anderen hilft. Gleichzeitig bekommen Sie einen Praktikanten. Dies ist Ihre Chance, die Mentoring-Fähigkeiten des einen zu entwickeln und die Ingenieurfähigkeiten des anderen zu skalieren.

Wenn sich diese Treffen auf den Mitarbeiter statt auf den Manager konzentrieren, helfen sie dem Mitarbeiter, sich gehört und motiviert zu fühlen, was seine Karriere fördern kann und dem Manager auch die Möglichkeit gibt, größere Entscheidungen darüber zu treffen, wie alle zusammenarbeiten, um ihre individuellen und kollektiven Ziele zu erreichen.

Ja, Agenden sind erforderlich

Ja, auch wenn 1:1-Gespräche dazu neigen, informell zu sein, weil sich alle bereits gut kennen, sind sie weitaus erfolgreicher, wenn es eine Agenda gibt, zumindest meiner Meinung nach. Und nein, es ist auch nicht wichtig, dass die Agenden super formell sind. Es könnten ein paar Stichpunkte auf einem Blatt Papier sein. Oder auch Elemente, die einem privaten Slack-Kanal hinzugefügt werden. Das Wichtigste ist, dass beide Parteien vorbereitet sind, um zu sprechen.

Wenn sowohl der Manager als auch der Mitarbeiter Agenden haben, ziehe ich es vor, entweder die Priorität dem Mitarbeiter zu überlassen oder Listen im Voraus zu vergleichen, um die Punkte zu priorisieren. Es kann sein, dass der Manager etwas Dringendes und Sensibles besprechen muss, wie z. B. eine Team-Reorganisation, die die Agenda des Mitarbeiters betrifft. Unabhängig davon ist Kommunikation der Schlüssel. Im Idealfall sind Sie beide im Einklang und alle Agendapunkte überschneiden sich tatsächlich.

Mitarbeiter: Manchmal sind Wochen hart und es ist leicht, frustriert zu werden. Wenn Sie sich Zeit nehmen, eine Agenda zu schreiben, verhindern Sie, dass das Meeting nur aus "Ich hasse alles und wie konntest du mir das antun" besteht, und konzentriert sich mehr auf umsetzbare Punkte. Warum nicht einfach Dampf ablassen? Sicher, es gibt Zeit und Ort zum Dampfablassen, aber das Problem dabei ist, dass Ihr Manager ein Mensch ist und vielleicht nicht genau weiß, wie er Ihnen auf emotionaler Ebene helfen kann. Spezifische Themen und Punkte erleichtern Ihrem Manager die Umsetzung von Feedback und machen ihn somit besser in der Lage, Sie zu unterstützen.

Manager: Seien wir ehrlich, Sie jonglieren wahrscheinlich mit tausend Tellern. (Diese Metapher ist vielleicht falsch, aber Sie verstehen, was ich meine.) Sie haben viel im Kopf, und das meiste davon ist vertraulich. Agenden geben Ihnen den Kontext, den Sie benötigen, um nicht in Themen abzudriften, über die Sie vielleicht nicht sprechen dürfen. Sie halten die Dinge auch auf Kurs. Müssen Sie noch vier weitere Dinge besprechen und sind bereits 15 Minuten in einem 30-minütigen Meeting? Sie werden weniger wahrscheinlich über Ihre frühe Karriere oder Ausflüge in irrelevante Pfade dozieren und sich auf die Aufgabe und den Menschen vor Ihnen konzentrieren.

Richtung und Anleitung

Eine Sache, für die ein 1:1-Gespräch nützlich sein kann, ist die Anleitung. Ein paar Mal habe ich mich mit einem Mitarbeiter unterhalten, der das Gefühl hatte, überfordert zu sein – sei es, dass er sich übernommen hat oder eine so große Aufgabe vor sich hat, dass er nicht weiß, wie er vorgehen soll und vor Angst wie gelähmt ist.

Wie bereits erwähnt, ist dies eine großartige Gelegenheit für einen Manager, Unsicherheit zu reduzieren. Einige Möglichkeiten, dies zu tun:

• Priorisieren. Wenn es zu viel Arbeit gibt, verbringen Sie Zeit damit, die wichtigsten Teile zu besprechen und bieten Sie sich vielleicht sogar als Schild gegen einige der Arbeiten an.
• Aktionspunkte festlegen. Manchmal ist eine Aufgabe zu groß und der Mitarbeiter benötigt Hilfe bei der Aufschlüsselung in organisierte Teile, wodurch es einfacher wird zu wissen, wo man anfangen und wie man vorgehen soll.
• Vision klären. Menschen fühlen sich vielleicht überfordert, weil sie nicht wissen, warum sie etwas tun. Wenn Sie die Notwendigkeit der anstehenden Arbeit kommunizieren können, richtet Sie das mit dem Ziel des Projekts aus und macht die Arbeit lohnender und wertvoller.

Ein Risiko hierbei ist passives Zuhören. Es gibt beispielsweise eine feine Linie zwischen dem Wissen, wann man einen Mitarbeiter ausreden lässt, und wann dieses Ausreden umsetzbare Lösungen erfordert. Oder beides! Ich habe keine festen Regeln, wann das eine über das andere gestellt werden muss, und ich mache das manchmal selbst falsch. Deshalb sind Augenkontakt und aktives Zuhören wichtig. Sie erhalten subtile Hinweise von der Person, die Ihnen helfen zu erkennen, was in der Situation benötigt wird.

Wenn Sie ein Mitarbeiter sind und Ihr Manager Ihnen nicht die Zuhörmodi bietet, die Sie von ihm brauchen, denke ich, ist es in Ordnung, das sanft zu erwähnen. Ihr Manager ist kein Gedankenleser und hat in vielen Fällen nicht einmal ein Managementtraining absolviert, um richtige Zuhörfähigkeiten zu entwickeln. Es ist völlig in Ordnung zu sagen: "Es wäre wirklich toll, wenn Sie sich mit mir zusammensetzen und mir helfen könnten, all diese Aufgaben auf meiner To-do-Liste zu priorisieren", oder "Ich muss jetzt wirklich Dampf ablassen, aber ein Teil des Dampfablassens sind Dinge, von denen ich denke, dass sie für Sie wertvoll sind zu wissen." Persönlich liebe ich es, wenn mir jemand sagt, was er braucht. Ich versuche normalerweise, das herauszufinden, daher nimmt es das Rätselraten.

Meeting beendet...

Sie verbringen viele Wachstunden bei der Arbeit. Es ist wichtig, dass Ihre Arbeitsbeziehungen – insbesondere zwischen Manager und Mitarbeiter – gesund sind und dass Sie sich mit Absicht und Zweck austauschen, sowohl kurz- als auch langfristig.

1:1-Gespräche mögen auf dem Kalender wie Zeitfresser erscheinen, aber auf lange Sicht werden Sie feststellen, dass sie wertvolle Zeit sparen. Als Manager ist es das Beste, was Sie sich wünschen können, ein Team von Mitarbeitern zu haben, das sich wertgeschätzt, abgestimmt und verbunden fühlt. Also schätzen Sie sie, denn Sie werden soliden Wert zurückbekommen.

Weitere Ressourcen

• Ein kurzer Leitfaden für bessere 1:1-Gespräche – für Macher und Manager gleichermaßen – Der HelpScout-Blog bietet viele großartige Beiträge zu diesem Thema.
• Einzelgespräche: Der einzige Leitfaden, den Manager brauchen – Lighthouse ist auch ein ziemlich gutes Werkzeug zur Ermöglichung produktiver 1:1-Gespräche.
• Ich wollte kein Manager mehr sein – und die Welt ging nicht unter – Eine ehrliche persönliche Reflexion aus der Erfahrung eines Ingenieurs im Management.