Priorisieren

Im Arbeitsalltag stehen Sie vor vielen Entscheidungen. Es gibt mehrere Aufgaben, die Ihre volle Aufmerksamkeit erfordern, und Sie können Tageslicht verbrauchen oder sogar ausbrennen, während Sie versuchen zu entscheiden, was zuerst kommt. Es gibt ein Phänomen namens Entscheidungsermüdung. Es gab viele Studien, die zeigen, dass wir schlechte Entscheidungen treffen können, wenn wir nicht entscheiden können, was am wichtigsten ist, was zu Beeinträchtigungen des Urteilsvermögens und sogar zu Kaufentscheidungen führen kann.

Wie finden Sie also heraus, was am wichtigsten ist, um zuerst damit zu beginnen, oder überhaupt, welche Aufgaben Sie bearbeiten sollen? In diesem Beitrag werden wir untersuchen, wie wir das unvermeidliche Gewicht unserer To-Do-Listen durchforsten können, um effizient und zielgerichtet zu sein.

Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre To-Do-Liste beherrscht Sie, anstatt dass Sie sie beherrschen, lesen Sie weiter.

Wie man seine Zeit investiert

Wenn Sie klüger (und nicht härter) über die Priorisierung von Aufgaben nachdenken möchten, müssen Sie etwas Zeit von Ihrer To-Do-Liste abzweigen. Die Sache ist: Woran Sie arbeiten, informiert Ihre Werte. Sie denken vielleicht, es ist keine große Sache, eine Weile Überstunden zu machen, aber mit dieser Entscheidung wird etwas geopfert. Wenn Sie Eltern sind, verbringen Sie vielleicht weniger Zeit mit Ihren Kindern. Vielleicht ist es weniger Zeit, mit Freunden abzuhängen. Vielleicht opfern Sie Schlaf oder eine gute Ernährung.

Ebenso entscheiden Sie, wenn Sie nicht viel oder effektiv arbeiten, dass Ihre Werte außerhalb Ihrer Karriere liegen, was auch in Ordnung ist. Hier gibt es kein Urteil. Aber wo Sie Ihre Zeit investieren, geht es nicht nur darum, was Sie schätzen, sondern auch darum, was Sie nicht schätzen.

Ungefähr einmal im Quartal zerlege ich alle Aufgaben, zu denen ich mich verpflichtet habe. Ich schreibe sie alle auf und erstelle vier Quadranten, die alle Dinge enthalten, die mir wichtig sind. Dies könnten sein: Hilfe für die Gemeinschaft, Hilfe für Eins-zu-Eins-Beziehungen (einschließlich Kollegen, Freunde und Familie), Geld verdienen und Dinge, die ich persönlich erfüllend finde. Dies ist nur ein Beispiel und Ihre Quadranten können natürlich anders sein.

Ich nehme dann alle Dinge, die ich zu tun habe, und platziere sie in den Quadranten. Ich sehe, wie viele Felder jedes einzelne einnimmt. Einige Vorhaben werden zweimal in einem Quadranten gezählt, um ihm Gewicht zu verleihen.

Hier sind ein paar Zuteilungen für mich

• Das Schreiben von Texten für CSS-Tricks (wie dieser Artikel) ist einer der seltensten Fälle, in denen alle Felder angekreuzt sind
• Menschen betreuen: Aufbau von Eins-zu-Eins-Beziehungen und etwas, das ich persönlich erfüllend finde

Alles, was nur ein Feld ausfüllt, muss überdacht werden. Alles, was nichts ausfüllt, kommt normalerweise auf den Prüfstand. Diese Aktivität ermöglicht es mir zu sehen, wo ich meine Energie wirklich investieren möchte. Es ist tatsächlich aufschlussreich, weil ich manchmal nicht wirklich weiß, was ich schätze und wie ich Aufgaben darum herum priorisiere, bis ich die Übung mache.

Von hier aus wird der Rest der Priorisierung etwas einfacher. Ich habe jetzt eine bessere Vorstellung davon, wo sich meine Bemühungen wirklich auszahlen. Ich weiß auch, wann ich meine eigene Zeit verschwende. Dieser Unterschied hilft mir, Entscheidungsermüdung erheblich zu vermeiden, da ich einen Leitstern habe, der mir bei Entscheidungen hilft.

Was müssen Sie tun?

Um einen Plan für sich selbst zu entwickeln, sollten Sie als Erstes alle Ihre Aufgaben, große und kleine, sammeln. Wenn Sie diese Dinge in Ihrem Kopf herumschwirren lassen, kann das dazu führen, dass Sie sich durch das, was Sie tun müssen, belastet fühlen. Holen Sie alles auf das sprichwörtliche Papier. Sie können Notizbücher, eine selbstgemachte To-Do-Liste oder Anwendungen wie Notion, Evernote oder Clear verwenden. Es liegt an Ihnen.

Ich benutze mehrere Listen aus verschiedenen Gründen: Ich behalte Informationen besser, wenn ich sie mehrmals aufschreibe. Zum Beispiel brauche ich einige Dinge auf dem Handy. Ich benutze Clear dafür, Notion auf dem Desktop und einen Papier-Lehrerplaner (den ich schon einmal geteilt habe). Ich finde, dass die Wiederholung mir hilft, das Wichtige zu festigen. Das ist vielleicht nicht das Richtige für Sie. Das ist cool, machen Sie, was funktioniert.

Code-Prioritäten

Sie arbeiten vielleicht in einem Unternehmen, das Tickets für Aufgaben erstellt. Einige Tickets sind einfach und Sie können sie schnell erledigen; einige können mühsam sein. Wenn ich eine größere Coding-Aufgabe habe, zerlege ich sie zuerst in eine To-Do-Liste als Kommentare in meinem Code. Das sieht ungefähr so aus

// get the request from the server
// give us an error if it failed
// do x thing with that request
// format the data like so

Auf diese Weise kann ich die Lücken mit jeder Aufgabe füllen. Ich versuche normalerweise, jede in verschiedene Pull Requests aufzuteilen, damit ich organisiert bleibe und es meinen Gutachtern leichter mache. Wenn alles erledigt ist, gehe ich zurück und entferne die Kommentare oder ersetze sie durch Kommentare, die das Warum erklären (nicht das Wie).

Gesamtpriorisierung

Es gibt einige Aufgaben, die ziemlich einfach sind. Sie müssen die Sache tun. Es ist unbestreitbar. Andere Leute zählen auf Sie oder Ihr zukünftiges Ich wird irgendwie davon abhängen. Diese sind tatsächlich einfacher zu priorisieren.

Zuerst zerlege ich große Aufgaben in kleinere Stücke. Das hilft mir, Dinge in Ordnung zu bringen

1. Dinge, die gerade brennen oder zeitkritisch sind
2. Dinge, die schnell erledigt werden können
3. Dinge, die einen festen Zeitblock benötigen
4. Dinge, die ich vielleicht später angehen werde

Ein Grund, warum wir die kleinen Dinge zuerst tun, ist, dass die Moral wichtig ist. Ich fühle mich motivierter, meine anderen Arbeiten zu erledigen, weil es sich gut anfühlt, produktiv zu sein – es gibt einen kleinen Dopaminrausch, der mit jedem Häkchen verbunden ist. Das ist auch der Grund, warum ich bereits erledigte Dinge auf meine Liste setze. Es mag albern klingen, aber das Anerkennen von Erfolgen macht mich wahrscheinlicher, weiterzumachen und treibt mich durch die komplizierteren Aufgaben.

Manche Leute, wie Alice Goldfuss, haben das zur Wissenschaft gemacht

https://twitter.com/alicegoldfuss/status/1132320820770906113

Sich selbst motivieren

Sich selbst motiviert zu halten ist entscheidend. Manchmal bedeutet das, die eigene Moral im Auge zu behalten. Die gute Nachricht ist, dass Sie sich selbst ziemlich gut kennen. Hier sind ein paar Tricks, die mir gut gedient haben

• Setzen Sie Dinge auf Ihre To-Do-Liste, die Ihnen Spaß machen. Sie werden beginnen, Ihre To-Do-Liste mit Glück zu assoziieren. Zum Beispiel habe ich kürzlich "Lies einen dummen Thriller" auf meine To-Do-Liste gesetzt. Es ist lächerlich, aber es funktioniert. Es hilft mir auch, mich daran zu erinnern, Dinge zu tun, die nicht den ganzen Tag mit dem Programmieren zu tun haben.
• Setzen Sie Dinge auf Ihre To-Do-Liste, die Sie bereits getan haben. Wenn Sie sie abhaken, können Sie ein Gefühl der Zufriedenheit bekommen, das Sie dazu verleiten kann, mehr Dinge anzuhaken, die Sie abhaken können. Ich glaube, viele Leute machen das. Ich habe es definitiv nicht erfunden.
• Passen Sie es ein wenig an. Ob ich Papier oder digitale Mittel benutze, ich verbringe ein oder zwei Minuten damit, es anzupassen und es zu meinem eigenen zu machen. Das macht es mir wichtiger, weil ich darin investiert habe, und ich bin eher bereit, den Inhalt zu befolgen.

Priorisierung nach Energielevel

Chris Coyier erwähnte einen großartigen Blogbeitrag von Alex Sexton, als ich darüber nachdachte, wie ich mich an manchen Tagen besser für Dinge wie Besprechungen eigne und an anderen Tagen für konzentriertes Codieren.

Ich finde das brillant! Ich hatte definitiv Zeiten in meiner Karriere, in denen ich unter sporadischen Besprechungen mit schlecht definierten Zeitfenstern dazwischen gelitten habe, die zu klein waren, um konzentriert zu codieren, und ich habe es nachts nachgeholt. Das ist kein Rezept für Erfolg; das ist ein Rezept für Erschöpfung.

In letzter Zeit habe ich daran gearbeitet, ähnliche Aufgaben zu gruppieren. Zum Beispiel sollten Besprechungen alle hintereinander stattfinden, da es für mich einfacher ist, von einer zur nächsten zu wechseln, als eine Stunde dazwischen zu haben. Ich bin auch eifriger, mit anderen am Montag zu kommunizieren, wenn ich mir einen Überblick verschaffe. Gegen Ende der Woche ist meine Energie höher, wenn ich mich dem Codieren widme, besonders wenn ich ungestörte Zeit eingeplant habe.

Beachten Sie, wann Ihre Energieniveaus hoch sind und wann sie sinken. Beachten Sie, wann Sie für soziale Aktivitäten produktiver sind und wann Sie besser in Isolation arbeiten. Je mehr Sie sich selbst studieren, desto einfacher wird die Planung.

Terminplanung

Nachdem Sie Ihre Prioritäten geordnet haben, planen Sie Ihre Zeit ein. Ich benutze gerne den Wochenplaner in Notion. Ich nehme alle Dinge, von denen ich glaube, dass ich sie in einer Woche erledigen kann, und zerlege sie Tag für Tag, basierend darauf, wann es am sinnvollsten ist, jede Aufgabe zu erledigen. Wenn ich eine Aufgabe erledigt habe, wird sie nach oben gezogen. Alles, was am Ende des Tages unten ungeprüft ist, wird auf den nächsten Tag verschoben. Ich habe auch allgemeine To-Do-Listen und aufgabenbasierte Listen, aber der Wochenplaner ist mein heiliger Gral. Auch hier müssen Sie es nicht genau so machen wie ich, finden Sie heraus, was für Sie funktioniert.

Kenne dich selbst

Die meisten dieser Systeme funktionieren für mich, weil ich meine Stärken und Schwächen kenne und sie einsetze: Ich arbeite effizienter, wenn Dinge in Schritte zerlegt sind. Ich arbeite am besten, wenn meine Arbeit den größten Sinn hat und ich den Ballast entferne. Ich arbeite am besten, wenn ich, wo immer möglich, mit meinen Energielevels arbeite und nicht dagegen.

Es gibt noch eine Sache, die ich noch nicht angesprochen habe: Vergebung. An manchen Tagen (oder sogar Jahren!) werden Sie produktiver sein als an anderen, und das ist in Ordnung. Das Leben ist voller Höhen und Tiefen.

Es ist gut zu überprüfen, ob Ihre nachlassende Produktivität einfach auf langsameres Tempo, Anzeichen von Depression, eine Fehlentwicklung mit persönlichen Zielen (oder dem Unternehmen, bei dem Sie arbeiten) zurückzuführen ist oder ob Sie auf ein toxisches Umfeld reagieren.

In allen Fällen ist Vergebung angebracht. In einigen Fällen benötigen Sie mehr als nur einen Priorisierungsplan. Aber wirklich, Sie werden nie in der Lage sein, *alles* zu tun, denn dazu ist niemand fähig. Menschen, die Sie in den sozialen Medien sehen, zeigen vielleicht nur ihre Erfolge und lassen ihre Misserfolge und Schwierigkeiten geschickt aus. Tatsache ist, dass wir alle verzweifelt werden und manchmal psychische Erkrankungen nicht etwas sind, das wir über das Megafon der sozialen Medien ankündigen wollen. Versuchen Sie, sich nicht mit anderen zu vergleichen. Vergeben Sie sich ein wenig. Arbeiten Sie so viel, wie es für Sie angemessen ist.

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Wenn Sie gut priorisieren, ist hoffentlich die Zeit, die Sie arbeiten, so strukturiert, dass sie Stress *abbaut* und Ihnen ermöglicht, so viel wie möglich zu erreichen, wenn Sie es können. Das Ziel der Priorisierung ist es, die Arbeit in den Fokus zu rücken, die Sie erfüllend finden, und Aufgaben zu entfernen, die das nicht tun. Das ist der Sweet Spot.