Gute Meetings

Ob wir wollen oder nicht, Meetings sind für eine gute Arbeitsumgebung und Kommunikation unerlässlich. Daher ist es entscheidend, dass wir daran arbeiten, sie so produktiv wie möglich zu gestalten. Heute werden wir unzählige Möglichkeiten untersuchen, um Meetings koordiniert und gut dokumentiert zu halten, und darüber sprechen, wie man Anti-Patterns erkennt und vermeidet.

Ich bin zaghaft, das zu schreiben, weil ich nicht immer gute Meetings veranstaltet habe. Ich habe jedoch Tausende von ihnen veranstaltet, sodass ich sowohl aus Fehlern als auch aus Erfolgen gelernt habe. Wenn Sie eine Weile lang irgendeine Art von Management- oder Führungsarbeit leisten, werden Sie wahrscheinlich auch Ihr eigenes Spektrum an Meetings erleben: Meetings mit verschiedenen Arten von Agenden und Zwecken, Meetings mit unterschiedlichem Grad an Peinlichkeit, Meetings, die kein formales Ergebnis hatten. Wir werden all dies in diesem Artikel behandeln, ebenso wie einige Tipps für jedes einzelne.

Die Wahrheit ist, dass ein Meeting von Natur aus fast nie perfekt sein kann, weil es per Definition eine Gruppe von Menschen ist. Diese Gruppe von Menschen wird aus unterschiedlichen Menschen bestehen: mit unterschiedlichen Geschmäckern, unterschiedlichen Meinungen, unterschiedlichen Prioritäten und unterschiedlichen Werten. Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass nicht jeder zustimmen wird, was ein großartiges Meeting ausmacht. Ein Teil der Reise besteht also darin, sich darauf zu einigen.

Das Gute, das Schlechte

Eines ist sicher: Wir können uns darauf einigen, was ein schlechtes Meeting ist. Lassen Sie uns also damit als Gegengewicht beginnen.

• Es gibt keinen klaren Zweck oder keine klare Richtung
• Es fühlt sich chaotisch an
• Die falschen Leute sind da
• Die Leute sind im Allgemeinen respektlos zueinander
• Jeder empfindet es als Zeitverschwendung

Aus diesen Behauptungen können wir dann ableiten, was ein gutes Meeting ist.

• Der Zweck des Meetings ist klar
• Es gibt eine Tagesordnung (wir werden uns gleich mit der Komplexität befassen)
• Es sind die richtigen Leute im Raum. Nicht zu viele, sodass die Kommunikation übermäßig kompliziert wird, nicht zu wenige, sodass die Leute, die Sie brauchen, um voranzukommen, nicht da sind.
• Es gibt eine gewisse Ordnung. Leute fallen nicht ein und aus, reden übereinander oder sind generell rücksichtslos.
• Es gibt eine klare Entscheidung, ein Ergebnis und nächste Schritte am Ende.

Zweck des Meetings und Richtung

Der erste und der letzte Punkt sind verbunden: Um ein gutes Meeting zu haben, gibt es einen Kern. Sie sind alle zu einem einzigen Zweck zusammengekommen, und das Ende des Meetings sollte zusammenfassen, was Sie über diesen Zweck gelernt haben und was die nächsten Schritte sind. Somit mögen der Anfang und das Ende des Meetings ein wenig ähnlich klingen.

Wir sind heute alle hier, um zu besprechen, wie wir die nächste Version von Framework X unterstützen werden. Ich habe einige neue Daten, die die Richtung vorgeben, Hassan und Jenna sind hier, um über einige Details der Implementierung zu sprechen, und Angela, wir würden uns freuen, uns mit Ihnen bezüglich eines Rollout-Prozesses zu koordinieren, da dies Ihr Team betrifft.

Und am Ende

Okay, also haben wir beschlossen, wir gehen in Richtung Y. Angela, Ihr Team scheint damit einverstanden zu sein, Z zu tun, ist das richtig? Und die Rollout-Zeitachse, auf die wir uns geeinigt haben, beträgt 5 Wochen. Die nächsten Schritte sind, die Auswirkungen von A, B und C zu untersuchen und uns in einer Woche über unsere Erkenntnisse und unseren Prozess erneut zu treffen.

Dies ist nur ein Beispiel – es ist nicht wichtig, dies genau nachzubilden. Aber Sie sollten sich am Anfang und Ende des Meetings abstimmen, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges fehlt und alle auf dem gleichen Stand sind. Wenn Sie bis zum Ende des Meetings keine Entscheidung getroffen haben, können Ihre nächsten Schritte entweder darin bestehen, herauszufinden, wer die Entscheidung treffen und alle informieren wird, oder zu einem neuen Meeting überzugehen.

Idealerweise fassen diese Sätze Informationen zusammen, die jeder benötigt.

• Der gemeinsame Zweck
• Was Sie tun, um zu diesem Ergebnis zu gelangen
• Wer wofür verantwortlich ist
• Wie
• Wann, was sind die Zeitpläne

Wenn Leute da sind, die diese Informationen nicht kennen müssen, hätten sie wahrscheinlich gar nicht erst am Meeting teilnehmen sollen.

Die Tagesordnung

Über die Entscheidung hinaus, dass ein Meeting eine Tagesordnung haben sollte, gibt es so viele Wege und Mittel, wie eine Tagesordnung verwendet werden kann. Seltsamerweise kann eine Tagesordnung auch ein Weg sein, um kein gutes Meeting zu haben, also lass uns das auch untersuchen.

Eine Tagesordnung sollte idealerweise immer den Zweck des Meetings angeben. Ich liebe es persönlich, dann einige Stichpunkte als Diskussionspunkte aufzunehmen, sowie Platz, um während des Meetings direkt im Dokument Notizen zu machen.

Manchmal nutzen Leute eine Tagesordnung, um vor dem Meeting Gedanken aufzuschreiben, und ich würde dringend empfehlen, davon Abstand zu nehmen – es ist nichts Falsches daran, dass eine Person Notizen für sich selbst für das Meeting macht, aber wenn Sie zu einem Meeting kommen, bei dem eine Tagesordnung von oben bis unten mit Material gefüllt ist, kann das manchmal den kollaborativen Aspekt des Meetings unterdrücken – was bedeutet, dass es gar kein Meeting sein sollte, es sollte nur ein gemeinsames Dokument sein, das asynchron konsumiert wird. Ein Teil des Zwecks des Meetings ist die Diskussion selbst. Nochmals, lauter:

Ein Teil des Zwecks des Meetings ist die Diskussion selbst.

Nicht alle Meetings sind gleich

Es gibt auch verschiedene Arten von Meetings. Lassen Sie uns durchgehen, welche Art von Tagesordnung Sie für jedes einzelne verwenden könnten.

Brainstorming-Sitzung: Vielleicht möchten Sie keine vollständige Tagesordnung, nur den Zweck und einen Notizenbereich, oder sogar ein Miro-Board oder ein anderes Whiteboard-Tool, um die Gedanken der Leute festzuhalten, mit kleinen Bereichen, die vorgegeben sind.

Wöchentliche Besprechung oder täglicher Stand-up: Normalerweise lasse ich die Leute alles hinzufügen, was sie wollen, und leiten ihren Beitrag mit ihrem Namen und einer kleinen Kategorie ein, zum Beispiel RD für Rapid Decision, D für Discussion und P für Process. Hier ist ein Beispiel.

- [Sarah, RD] should we block off 4 hours to triage our iceboxed issues?

Unser Team nutzt während des Stand-ups ein Kanban-Board und die Leute reden abwechselnd darüber, was sie in diesem Zeitraum tun. Es ist schön, wie es hilft, die Aufgaben und Prioritäten für die Woche zu festigen und einige Kurskorrekturen zu ermöglichen, wenn es zu einer versehentlichen Fehlausrichtung kommt, bevor die Arbeit erledigt ist.

Wir sprechen auch darüber, was in der Vorwoche getan oder veröffentlicht wurde, damit wir ein wenig feiern können. Besonders bei Aufgaben, von denen wir wissen, dass sie lange gedauert haben oder viel Mühe gekostet haben.

Wir haben durch Versuch und Irrtum festgestellt, dass zweimal wöchentliche Check-ins für uns gut passten: einmal am Montag, um die Woche zu beginnen, und wieder am Mittwoch, um uns auf Kurs zu halten und die Dynamik aufrechtzuerhalten.

Funktionsübergreifende Meetings: Dies ist ein Fall, bei dem eine formellere Tagesordnung mit etwas Vorbereitung sehr hilfreich sein kann, damit alle Parteien genügend Informationen über den Zweck und die zu besprechenden Themen haben. Wenn Sie jedoch viele Informationen haben, würde ich empfehlen, ein Einblatt-Dokument zu erstellen und dieses im Voraus zu teilen, anstatt alles zur Tagesordnung hinzuzufügen. Manchmal, wenn ich weiß, dass alle zu beschäftigt sind, um alles asynchron zu lesen, gebe ich der Gruppe die ersten 5 Minuten, um das Einblatt-Dokument im Gespräch durchzulesen, damit wir alle auf dem gleichen Stand sind. Die Leute schätzen das normalerweise. YMMV.

All dies gesagt, Tagesordnungen sind sehr nützlich, aber ich habe seltsame Kulturen entstehen sehen, die strenge Regeln dafür aufstellen. Der Punkt der Tagesordnung und des Meetings ist es, an etwas zusammenzuarbeiten. Dieser Punkt wird zunichte gemacht, wenn Leute den Prozess über diesen Impuls stellen.

Die besten Kulturen, in denen ich je gearbeitet habe, nutzen sowohl Meetings als auch Tagesordnungen als Werkzeuge für effektive Zusammenarbeit – Werkzeuge, für deren Nützlichkeit sich jeder gleichberechtigt verantwortlich fühlt.

Alle Arten von Peinlichkeiten

Okay, Sie haben ein Meeting geleitet! Sie haben den Leuten einen Zweck gegeben, Sie haben Richtung und Zeitpläne festgelegt. Aber warum war es so peinlich?!

Nicht alle Formen von Peinlichkeit sind schlecht, wirklich. Es gibt verschiedene Arten von Peinlichkeit, und einige sind ziemlich natürlich, andere sind schädlicher. Lassen Sie uns das kurz analysieren, beginnend mit dem Harmlosesten bis hin zu etwas Tückischerem.

Sie kannten sich nicht gut

Das Team, mit dem ich bei Netlify zusammenarbeiten durfte, war eine der albernsten, kollaborativsten und vertrauenswürdigsten Gruppen, mit denen ich je das Vergnügen hatte. Wir haben diese Kultur aktiv gepflegt und es hat viel Spaß gemacht. Jedes Meeting begann mit Albernheiten und Geplauder. Dann, als wir zur Sache kamen.

Das Meeting verlief mühelos, weil wir uns alle wohl fühlten. Einmal fragte mich ein Freund aus der Personalabteilung: "Was tun Sie, um das Eis mit Ihrem Team zu brechen?" Und ich antwortete scherzhaft: "Eis? Unser Team? Nein… das brauchen wir nicht… vielleicht sollten wir gefroren sein?"

Nicht alle Gespräche werden so sein. Wir kannten uns ziemlich gut und arbeiteten aktiv daran, Verletzlichkeit miteinander zu teilen. Wenn Ihre Meetings mit anderen Gruppen, die Sie nicht gut kennen, peinliche Momente haben, ist das eigentlich ziemlich natürlich und nichts, worüber Sie sich zu viele Sorgen machen müssen. Sie können versuchen, ein Gespräch zu führen, und das kann helfen, aber zu viel zu erzwingen kann sich auch etwas steif anfühlen, also **lassen Sie die Schuld dafür einfach los**. Mit Ihnen ist nichts falsch, das verspreche ich.

Es waren zu viele Leute da

Während der Pandemie versuchten mein Mann und ich manchmal, persönliche Dinnerpartys durch Zoom-Versionen zu ersetzen. Was wir lernten, war, dass sie nicht ganz im großen Maßstab funktionierten. Wenn Sie eine persönliche Party mit 12 oder mehr Personen haben, bleibt nicht jeder in einer einzigen Gruppe zusammen, sondern sie brechen zu kleineren Gesprächen auf. Als wir begannen, Zoom-Partys mit kleineren Gruppen zu veranstalten, wurden die Anrufe flüssiger, entspannter und angenehmer.

Es gibt eine gewisse Skala, bei der sich ein Gespräch wie eine Performance anfühlt, weil so viele Augen auf einer Person ruhen, wenn sie spricht. Meetings sind sehr ähnlich. Versuchen Sie, nicht zu viele Leute zu einem Meeting einzuladen. Wenn Sie befürchten, dass sich Leute nicht einbezogen fühlen, es sei denn, Sie laden sie ein, können Sie sie entweder als optional markieren oder sie wissen lassen, dass Sie ihnen das Ergebnis mitteilen werden.

Wenn Sie zu viele Leute einladen, weil es eine Unternehmenskultur gibt, dass jeder an jeder Entscheidung beteiligt sein sollte, könnte das ein Zeichen für ein breiteres Problem sein, das gelöst werden muss. Unternehmen einer bestimmten Größe beginnen, Funktionsprobleme zu haben, wenn kein klares Verständnis von Verantwortlichkeit besteht. Wenn Sie aus Angst, Gefühle zu verletzen, oft alle einladen, ist es wahrscheinlich kein Problem mit Ihren Meetings, sondern eher ein Zeichen dafür, dass Sie Klarheit brauchen. Sehen Sie den Abschnitt DRI am Ende dieses Kapitels für weitere Informationen zur Minderung.

Es gibt etwas, das die Leute nicht sagen

Diese Art von Peinlichkeit ist wahrscheinlich am schädlichsten. Wenn das Meeting peinlich ist, weil die Leute sich nicht wohlfühlen, die Wahrheit zu sagen, oder wenn ein Elefant im Raum ist oder ein Geruch beseitigt werden muss. Elefantengerüche? Okay, weiter geht's.

Wir sollten darauf achten und versuchen, etwas dagegen zu tun. Persönlich bin ich ein "lauf auf das Feuer zu, um es zu löschen"-Typ und werde tatsächlich einfach anerkennen, dass es peinlich ist, weil es sich nicht anfühlt, als wären wir transparent miteinander. Ich werde sagen, was ich aus meiner Perspektive weiß und dann fragen, ob andere Leute das Gleiche empfinden. 

Wenn Sie dies tun, müssen Sie normalerweise ein oder zwei Takte warten. Die Leute werden wahrscheinlich ein wenig schockiert sein, dass Sie es einfach so gesagt haben. Es wird sie ein paar Sekunden dauern, sich anzupassen und zu überlegen, was passiert, wenn sie die Wahrheit sagen. Es ist entscheidend, dass Sie in diesen Momenten nicht sprechen, um die Stille zu füllen. Es wird sehr unangenehm sein, aber ich verspreche Ihnen, Sie müssen die Stille eine Weile hängen lassen, bevor jemand spricht. Typischerweise werden dann alle anfangen zu sprechen, und Sie können sich tatsächlich mit den Problemen befassen.

Konflikte

Es gibt ein ganzes Kapitel, das Konflikten gewidmet ist, da das Thema groß und nuanciert genug ist, um seine eigene Zeit und seinen eigenen Raum zu verdienen, aber lassen Sie uns einige der Prinzipien hier anwenden, da es eine Überschneidung von guten Meetings und dem direkten Umgang mit Konflikten gibt.

Das Wichtigste hier ist, dass Konflikte nichts sind, das vermieden werden sollte. Es ist nicht schlecht, dass Leute leidenschaftlich für ihre Arbeit sind, es ist großartig. Nicht alle Konflikte sind negativ – der Zweck des Meetings kann sein, aufzuzeigen, wo die Leute nicht übereinstimmen. Wahrscheinlich gibt es eine gemeinsame Grundprämisse oder ein Problem, das sie alle zu lösen versuchen, aber sie sehen die Lösung unterschiedlich. Es kann helfen, die Übereinstimmung dort zu finden, damit die Ideen ausgearbeitet werden können, ohne an die Identität einer bestimmten Person gebunden zu sein.

Die Identitätsgeschichte kann eine Fallstrick sein, denn wenn zwei Leute ihre Idee diskutieren, anstatt eine Idee, kann es sich für sie anfühlen, als ob jemand sie ablehnt, anstatt ein Konzept. 

Wir wollen versuchen, einen Ansatz zu steuern, bei dem sich niemand angegriffen fühlt, und auch aktiv dagegen steuern, dass Leute respektlos zueinander sind. Es ist die Aufgabe eines Managers, gesunden Konflikt von Angriff zu unterscheiden, damit ein respektvoller Diskurs gefördert wird. Wenn Leute ad hominem Angriffe äußern, liegt es an Ihnen, das einzudämmen und die Konversation stattdessen auf die Arbeit zu lenken. Andernfalls ist es wirklich schwer, die Konversation produktiv zu halten.

Typischerweise würde ich sagen, es ist gut, Leute anzuhören und dann wieder einzufangen, indem wir besprechen, was wir zu hören scheinen, und es mit einem gemeinsamen Zweck verbinden. Dann finden wir, wo wir gemeinsame Grundlagen haben. Hier ist ein Beispiel.

Hier haben wir gesagt, was wir zu hören glaubten, was es der Person erlaubt, sich gehört zu fühlen oder uns zu korrigieren, wenn wir uns irren und es ein Missverständnis gibt. (Manchmal gibt es das!)

Dann haben wir das gemeinsame Ziel beider Parteien genannt, sowie Risiken und Einschränkungen, die bei einigen der zu klärenden Konflikte eine Rolle spielen könnten.

Sie werden in letztem Satz feststellen, dass wir versuchen, einen Knoten für eine Vision der Stabilität zu knüpfen, die beide ihre verständlichen Bedürfnisse berücksichtigt.

Ein paar Dinge zu beachten: Ich gebe hier ein Beispiel und Sie müssen es absolut nicht wie ich machen. Das Wichtigste ist, dass die Leute sich gehört fühlen und Sie sich alle darauf einigen, was der Konflikt ist. Und dass Sie dieser Diskussion offen bleiben, während Sie die Grundprämisse finden, warum Sie überhaupt darüber sprechen.

Es ist auch viel leichter gesagt als getan. Wenn Sie ein Gespräch führen, das aus dem Ruder läuft, empfehle ich, nach dem Gespräch etwas Zeit damit zu verbringen, aufzuschreiben, was Sie denken, was passiert ist.

Ich gebe mir normalerweise einen Abschnitt, um einfach die Fakten dessen zu besprechen, was passiert ist, und dann einen weiteren, um meine Gefühle darüber zu besprechen, was schief gelaufen ist und was besser hätte sein können. Es hilft, die Fakten separat zu überprüfen, weil unsere menschlichen Gehirne uns manchmal zu schützen versuchen und eine bestimmte Version eines Ereignisses sehen. Schwer zu tun, aber das Überprüfen nur der Fakten hilft, das ein wenig zu erden.

Es kann vorkommen, dass während eines Meetings ein starker Konflikt auftritt und Sie in einer Sackgasse sind und die Leute Zeit zum Sammeln brauchen. Ich empfehle, eine Woche später ein weiteres Meeting als Nachbereitung anzusetzen und in der Zwischenzeit zu versuchen, die Leute einzeln anzuhören. Manchmal brauchen Leute etwas Abstand von einer Sache, oder sie haben einen schlechten Tag, und das ist völlig in Ordnung.

Die DRI

Die DRI steht für "Directly Responsible Individual" (direkt verantwortliche Person) und ist eines der wichtigsten Dinge, die wir noch nicht behandelt haben. Ein gutes Meeting muss eine DRI haben, und das ist nicht unbedingt die Person, die das Meeting einberufen hat. Es könnte nicht Sie sein. Aber Sie müssen festlegen, wer das Projekt owns und letztendlich Entscheidungen trifft, wenn eine getroffen werden muss.

Warum brauchen Sie eine DRI? Nun, so sehr Sie auch Input von allen hören wollen, irgendwann müssen Sie eine Entscheidung treffen, und es gibt viele Dinge in der Softwareentwicklung, für die es nicht unbedingt eine einzig wahre Antwort gibt.

Beachten Sie, dass die Formulierung nicht PWMD (Person, die Entscheidungen trifft) ist, obwohl diese Abkürzung ziemlich hart klingt. Stattdessen verwenden wir Directly Responsible Individual, weil das auch Kern für die Entscheidung ist, wer diese Person ist. Sie ist die Person, die das Ergebnis owns wird.

Das ist ein Teil dessen, warum nicht jeder gleichberechtigt entscheiden kann – wenn es Ihr Projekt ist und Sie für das Ergebnis aller Entscheidungen verantwortlich sind, können Sie sehen, wie Sie auch die Entscheidungsfindung besitzen müssten. Und ebenso könnten Leute, die kein Interesse haben, Dinge entscheiden, nicht alle beweglichen Teile verstehen oder sich nicht so sehr in die Schwere der Angelegenheit investieren.

Die Ernennung der DRI schaltet nicht nur die Gruppen frei, um endgültige Entscheidungen zu treffen und voranzukommen, sondern überträgt auch die Verantwortung auf die Partei, die das Gewicht trägt.

Es gibt mehrere Ownership-Systeme, die Sie untersuchen können, wie DACI, das Driver, Approver, Contributors und Informed trennt, sodass jeder seine Rollen kennt, und mehrere andere wie RACI und RAPID. Verwenden Sie jedes System, das für Ihre Organisation am sinnvollsten ist.

Ich finde es am besten, diese Person frühzeitig in einem Projekt zu identifizieren und sicherzustellen, dass sie zu Beginn eines Meetings wiederholt wird (sie kann auch in die Tagesordnung aufgenommen werden), da es sehr hilfreich ist, wenn Sie an einem Scheideweg stehen. Diese Person kann Sie entblockieren und der Gruppe helfen, voranzukommen.

Weiter geht's

Manchmal kann es sich anfühlen, als wären Meetings eine Belastung für einen Softwareentwicklungsprozess, aber es muss sich nicht immer so anfühlen. Es ist etwas Besonderes, mit einer Gruppe von Menschen zusammenzuarbeiten, die respektvoll sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Gute Meetings können Klarheit schaffen und Menschen Stunden und Tage Arbeit sparen, wenn sie in die falsche Richtung gehen. Klare Verantwortlichkeiten, Dokumentation und nur die richtigen Leute im Raum können viele Teams auf Kurs halten, selbst wenn die Probleme komplex sind.

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