Projektkalkulation

Ich mag die Art und Weise, wie wir Projekte¹ bei Chatman Design² kalkulieren. Ich denke, es ist ein Paradebeispiel für „real world" Webdesign. Wir tun unser Bestes, um den Prozess zu optimieren und haben eine Methode für den Wahnsinn. Aber oft laufen Schätzungen auf gut informierte Vermutungen hinaus. Am wichtigsten ist, dass wir versuchen, die Dinge für potenzielle Kunden und für uns so klar, verständlich und fair wie möglich zu gestalten.

Das Endergebnis

Das Endergebnis unseres Kalkulationsprozesses ist eine PDF-Datei, die wir dem potenziellen Kunden per E-Mail zusenden. Sie ist auf einem offiziellen Briefkopf und fasst die bisher besprochenen Hauptpunkte sowie die verschiedenen Hauptkomponenten des Projekts und die Kosten zusammen. Die Kosten sind nicht nach jeder einzelnen kleinen Aufgabe aufgeschlüsselt, sondern in Hauptgruppen. Wenn es zum Beispiel sinnvoll ist, die Entwicklung der Website in Phasen aufzuteilen, wird jede Phase beschrieben und angeboten. Wir ermutigen Kunden auch, sich für monatliche Wartungsarbeiten anzumelden, damit wir die Website im Laufe der Zeit pflegen können. Die monatliche Wartung ist in der Regel optional und wird separat angeboten.

Schätzungen werden in der Regel einige Wochen nach einem formellen Sondierungsgespräch per E-Mail versandt. Diese Gespräche finden in der Regel persönlich statt, aber nicht immer (ich nehme normalerweise per Audio-/Video-Chat teil).

Bevor alles beginnt...

Wir senden nicht als Antwort auf jede einzelne E-Mail, die wir bezüglich Projekten erhalten, eine formelle Schätzung. Die harte Wahrheit ist, dass ein guter Prozentsatz der E-Mail-Anfragen zu Arbeiten nicht über die erste E-Mail hinauskommt. Wenn die E-Mail schlecht formuliert oder anderweitig unbeholfen ist, wird sie wahrscheinlich gelöscht. Die Kunden-/Designerbeziehung ist eine langfristige und wichtige Beziehung. Die Kommunikation muss reibungslos verlaufen und die Worte müssen klar verstanden werden, damit die entsprechenden Handlungen klar sein können. Wenn die erste E-Mail rote Flaggen aufwirft, stellen Sie sich das Chaos 100 E-Mails später vor.

Dabei bleiben

Wir ziehen es vor, Projekte *pauschal* anzubieten. Das ist hauptsächlich zum Vorteil der Kunden. Sie sehen eine Zahl und wissen genau, worauf sie sich einlassen. Wenn es im Rahmen liegt, können sie zustimmen und wir sind auf dem Weg. Wenn es weit daneben liegt, kann das besprochen werden, bevor auf beiden Seiten weitere unnötige Zeit investiert wird. Die angebotene Zahl wird in den meisten Fällen die endgültige Rechnungszahl sein, obwohl *nicht immer* (lesen Sie weiter).

Stündlich

Auch wenn wir dazu neigen, *pauschal* anzubieten, behalten wir eine Stundensatz im Hinterkopf, wenn wir die Zahlen ermitteln. Es gibt eine Basis, aber diese kann je nach Dingen variieren wie

• Haben wir schon einmal mit Ihnen gearbeitet?
• Wie ist die Art der Arbeit?
• Wie viele von uns müssen involviert sein?

Manche Leute würden sagen, dass Stundensätze schlecht sind. Ein genannter Grund ist, dass sie eine Agentur dazu ermutigen, länger zu arbeiten, da dies profitabler wäre. Definitiv nicht der Fall bei uns, da 1) der Stundensatz hauptsächlich zur Schätzung dient und 2) wir uns nicht unnötig Zeit lassen, um Rechnungen aufzublähen, das ist lächerlich.

Je nach Situation, und insbesondere bei reinen Webprojekten, stellen wir möglicherweise gesondert dar, wie viele Stunden wir für verschiedene Teile der Projekte schätzen. Dies dient ausdrücklich der Definition des Projektumfangs. Webprojekte haben eine viel höhere Tendenz zu „Scope Creep" (Umfangserweiterung) oder verbrauchen letztendlich viel mehr Zeit als ursprünglich geschätzt. Wenn die Stunden angegeben sind, fügen wir wahrscheinlich Formulierungen wie „Wenn das abgeschlossene Projekt in die Nähe der geschätzten Stunden kommt, ist die Endabrechnung das, was geschätzt wurde. Wenn wir feststellen, dass das Projekt diese Stunden erheblich überschreitet, werden wir uns mit Ihnen in Verbindung setzen, um Optionen zu besprechen." hinzu.

Schließlich sprechen wir von *Schätzungen*. Wie fest wir uns an diese Zahl bei der Endabrechnung halten, ist eine andere Sache. Ob wir Stunden angeben oder nicht, wir erwähnen, dass die Zustimmung des Kunden erforderlich ist, falls die Endabrechnung diesen Preis um mehr als 25 % übersteigt.

Fixkosten

Diese sind einfach. Müssen Sie die Domain kaufen? Zwanzig Dollar. Hosting für ein Jahr? Hundert Dollar. Dies sind nur Beispiele (Dienstleistungen und Preise).

Eine fundierte Vermutung

Manchmal, egal wie viel Logik Sie in die Schätzung eines Projekts stecken, haben Sie das Gefühl, dass Sie es einfach nicht wissen. Sie wissen einfach nicht, wie lange es dauern wird. Sie können einfach nicht vorhersehen, auf welche Hindernisse Sie stoßen werden. Sie wissen einfach nicht, wie gut diese neuen Kunden mit Ihnen kommunizieren werden.

An diesem Punkt müssen Sie ein wenig über frühere Projekte nachdenken und dann vielleicht einen Hasen aus dem Hut zaubern. *Ähm, sagen wir mal 8.500 $, das klingt vernünftig.* Das mag unprofessionell klingen, aber ich wette mit Ihnen um einen Dollar, dass die Mehrheit der Agenturen bei ihren Schätzungen ein wenig aus dem Hut zaubert. Das ist überhaupt nicht unprofessionell; Tatsächlich halte ich es für die Definition von Professionalität. Profis sind Menschen, die in einem Arbeitsbereich ausgebildet, geschult und qualifiziert sind. Das sind wir, und ein Teil dieser Fähigkeiten ist die Fähigkeit, gute Schätzungen dafür abzugeben, was wir für unsere Dienstleistungen berechnen.

Bedingungen

Die Bedingungen der Endabrechnung sollten ebenfalls in der Schätzung enthalten sein. Wenn der Kunde einer Schätzung zustimmt, ist er sich vollständig darüber im Klaren, wie die Abrechnung erfolgen wird. Projekte werden innerhalb von 30 Tagen nach Fertigstellung abgerechnet und sind NETTO 30 TAGE nach Erhalt der Rechnung fällig. Überfällige Rechnungen werden mit einer Mahngebühr belegt. Die Zahlung kann per Scheck, Zahlungsanweisung usw. erfolgen.

Sie möchten vielleicht, dass ein Kunde einer Schätzung und den Bedingungen zustimmt, bevor das Projekt beginnt. Wir tun das im Allgemeinen nicht, würden es aber wahrscheinlich tun, wenn es sich um ein großes Projekt für einen brandneuen Kunden handelt. Es ist nicht unhöflich, es ist Geschäft. Persönlich weiß ich nicht genug darüber, um Ratschläge zu geben. Da das Ziel hier ein rechtsverbindlicher Vertrag ist, sollten Sie einen Anwalt konsultieren.

Aufforderung zur Angebotsabgabe (RFP)

Auch bekannt als „Request for Proposal", ist ein Ansatz, den ich sehr mag und den viele größere Agenturen verfolgen. Wir sind keine große Agentur, aber wir überlegen uns, so etwas auf die Beine zu stellen. Im Wesentlichen ist ein RFP anstelle eines einfachen Kontaktformulars, in dem jemand seinen Namen, seine Telefonnummer und seine Nachricht zu seinem Projekt eingeben kann (und Sie werden ihn kontaktieren), ein viel robusteres Formular. Es fragt nach Budget und Zeitrahmen und Zielen und verwandten Websites und allen möglichen anderen Dingen. Es mag sich für einen Kunden wie ein Haufen Hürden anfühlen, aber so sehe ich es: Wir werden unser Projekt ernst nehmen, also erwarten wir auch, dass Sie es ernst nehmen, und ein Teil davon ist die Fähigkeit, das Projekt, sich selbst, Ihre Ziele, Ihr Budget und alles andere, was wir für wichtig halten, um Ihnen eine faire Schätzung zu geben, klar zu erklären.

Als Beispiel laden Sie den Projektplaner von Happy Cog herunter. Das ist wahrscheinlich viel größer und detaillierter, als wir es bräuchten. Wir nehmen auch Projekte mit einem Budget unter 100.000 US-Dollar an. Obwohl wir uns nicht wirklich mit Budgets unter einigen Tausendern herumschlagen.

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¹Wenn Sie Interesse daran haben, ein Projekt kalkulieren zu lassen, füllen Sie am besten unser einfaches Kontaktformular mit so vielen Details wie möglich über sich und Ihr Projekt aus.

²Ich werde meine Stelle bei Chatman Design tatsächlich im Mai verlassen. Ich brauche einfach eine Pause vom täglichen Einerlei der gleichen Websites, an denen ich seit 3 Jahren arbeite. Chatman Design war mein erster Job in der Webbranche und hat mich maßgeblich zu dem Designer geformt, der ich heute bin. Ich denke, das wird auch für die Kunden gut sein, da sie frische Augen auf ihre Websites werfen, was meiner Meinung nach in dieser Branche unterbewertet ist. Nutze den Tag!