Tipps für den Moderator einer Konferenz oder eines Meetups

Es gibt einige großartige Ressourcen, die Konferenzsprechern helfen, bessere Vorträge zu halten, aber weniger für Leute, die sich darauf vorbereiten, die Rolle des Zeremonienmeisters auf einem Meetup oder einer Konferenz zu übernehmen.

Ich hatte das Glück, mehr als 20 Mal auf Konferenzen als Moderator zu fungieren, zuletzt auf der JAMstack_conf, die ich mitorganisiere. Außerdem moderiere ich gerne kleinere, weniger formelle Meetups, die genauso davon profitieren, jemanden zu haben, der die Dinge reibungslos am Laufen hält.

Da die Moderation eine recht sichtbare Rolle ist, werde ich oft gefragt: „Hast du Tipps für die Moderation?“ Ja, habe ich. Gleichzeitig ist zu beachten, dass es keinen Ersatz dafür gibt, den Ansatz zu finden, der zu Ihnen passt und Ihnen erlaubt, Sie selbst zu sein. Aber ich habe herausgefunden, was für mich funktioniert und was ich an einem Moderator schätze, wenn ich eine Konferenz besuche oder dort spreche.

Hier sind meine Ratschläge

Größter Tipp: Genießen Sie es.

Ich finde, dass der Versuch, sich zu entspannen (ja, leicht gesagt) und daran zu denken, dass das Publikum möchte, dass Sie Erfolg haben, wirklich hilft. Wenn Sie sich daran erinnern, dass Sie nicht die Oscars moderieren (wenn Sie dies zur Vorbereitung auf die Moderation der Oscars lesen, kontaktieren Sie mich bitte direkt. DMs sind offen), und dass die Leute sehr glücklich sind, wenn Sie menschlich und sympathisch sind, gibt Ihnen das die Erlaubnis, sich zu entspannen und mit dem Raum zu sprechen, als wären alle Ihre Freunde. Das ist befreiend und hilft Ihnen, natürlicher zu sein.

Sich irren ist menschlich

Auch wenn wir alle wollen, dass die Dinge so reibungslos wie möglich verlaufen, passieren Fehler. Geraten Sie nicht in Panik und lassen Sie sich nicht zu sehr davon aus der Bahn werfen. Ich finde, dass das Eingestehen von Fehlern und die ehrliche Kommunikation mit dem Publikum ein Merkmal und kein Bug sein kann. Es hilft ihnen auch, Ihnen zu vertrauen und auf Ihrer Seite zu sein. (Ich glaube, dass es bei einer Konferenz sowieso nur eine „Seite“ gibt. Und das kann helfen, diese zu etablieren.)

Viele der Momente, die ich als Höhepunkte betrachte, sind auf einen dummen Fehler zurückzuführen, den ich auf der Bühne gemacht habe, wie zum Beispiel die Weitergabe falscher Informationen, wofür ich vom Publikum korrigiert wurde. Das ist in Ordnung. Wir stecken da zusammen drin. Haben Sie ein bisschen Spaß damit.

Technische Schwierigkeiten

Es ist sehr üblich, dass es während einer Konferenz zu technischen Schwierigkeiten kommt. Sie dauern oft nur wenige Momente, bis sie behoben sind, aber sie können gelegentlich länger dauern und unangenehm werden.

Als Sprecher ist es schrecklich zu denken, dass man allein ist, um die Dinge zu reparieren, während ein Raum voller Menschen ungeduldig zusieht. Als Moderator können Sie enorm helfen, indem Sie bereit sind einzuspringen, wenn es den Anschein hat, dass die Dinge einige Zeit und Konzentration vom Sprecher erfordern, oder wenn ein hilfsbereites Mitglied des AV-Teams auf die Bühne sprintet.

Ich trete gerne wieder auf die Bühne, um etwas Puffer zu schaffen. Keine Panik. Oft reicht schon ein bisschen Gesellschaft auf der Bühne und etwas Freiraum. Mein Trick ist, den ganzen Tag ein kleines Notizbuch im Taschenformat bei mir zu haben. Ich halte ein paar Notizen bereit, wie Neuigkeiten und Ankündigungen für das Publikum. Wo gibt es später Erfrischungen? Wer sind die Sponsoren und wo kann man sie finden? Was sind die Details für die spätere Veranstaltung? Solche Dinge. Sie werden sie sowieso am Anfang der nächsten Pause brauchen, aber Sie können etwas Zeit für die Sprecher gewinnen und Zeit für später sparen, indem Sie bereit sind, dies bei dieser „praktischen Gelegenheit“ zu teilen.

„Ich schon wieder! Wir kriegen das gleich in den Griff. Während wir kurz Zeit haben…“

Auch wenn es kein Problem gibt, braucht der Sprecher vielleicht trotzdem etwas Zeit, um seinen Laptop anzuschließen, sicherzustellen, dass er seine Sprechernotizen sehen kann und so weiter. Wenn die Konferenz von jedem Sprecher verlangt, sich anzuschließen, wenn er auf die Bühne kommt, lade ich ihn gerne ein, während ich ihn vorstelle, und prüfe dann, ob er bereit ist, wenn es so aussieht, als ob er mit dem Einrichten fertig ist. Das muss kein Geheimnis vor dem Publikum sein. „Es sieht so aus, als ob Jina bereit ist. Seid ihr alle bereit? Ausgezeichnet! Gut, dann bitte einen großen Applaus für…“

Längere Pausen. Oh, das wird unerträglich!

Von Zeit zu Zeit kommt es zu größeren technischen Problemen. Das AV-Team ist dran, aber Sie haben alle Ihre Puffer-Materialien aufgebraucht, ein paar Witze aus Ihrer Hintertasche gezogen, und jetzt sitzen Sie und der Sprecher auf der Bühne fest, ohne etwas zu sagen zu haben, und mit diesem schrecklichen Gefühl, nicht zu wissen, wohin Sie Ihre Hände legen sollen, damit Sie natürlich aussehen. Keine Sorge. Seien Sie ehrlich.

Irgendwann wird sich das Publikum auch unwohl fühlen, also schneiden Sie dem ein Ende. Wenn es so aussieht, als ob ein paar Minuten wirklich nötig sind, sagen Sie es dem Publikum. Ein helles und fröhliches Update verschafft Ihnen etwas Zeit und guten Willen.

„Es sieht so aus, als ob wir noch ein paar Minuten brauchen, um das zu klären, also ziehen wir uns kurz von der Bühne zurück und kommen dann wieder zurück für eine zweite, Bonusrunde Applaus. Gehen Sie nirgendwo hin, wir sind gleich zurück!“

So etwas kann den Druck von allen nehmen. Auch vom Publikum. Und Sie können diese zweite Runde Applaus für den Sprecher nutzen, wenn er zurückkehrt.

Seien Sie einfach ehrlich. Alle sind auf Ihrer Seite, erinnern Sie sich.

Üben Sie alle Namen

Ein Fehler, der mich unbehaglich macht, ist das Verpatzen des Namens von jemandem bei der Vorstellung. Das ist eine meiner Ängste, die ich immer noch habe, und ich habe es trotz bester Bemühungen oft getan. Ich schaue mir YouTube-Videos von allen Sprechern an, die ich noch nicht kenne, um mir einen Eindruck davon zu verschaffen, worüber sie in der Vergangenheit gesprochen haben, und auch um zu hören, wie sie sich selbst vorstellen. Ich übe sie laut und schreibe sie phonetisch auf, wenn sie schwierig sind.

Wenn Sie einen Namen als besonders schwierig empfinden, können Sie sogar den Sprachrekorder Ihres Telefons verwenden, um aufzunehmen, wie er auf YouTube ausgesprochen wird, oder Ihre eigene beste Vorstellung, und ihn dann kurz vor dem Gebrauch als letzte Erinnerung bereithalten.

Kennen Sie mehr als die Biografie des Sprechers

Sprecher werden oft von jemandem vorgestellt, der ihre Biografie vorliest. Ich glaube nicht, dass das den Eindruck von Enthusiasmus oder Bewusstsein für sie vermittelt. Beides ist, denke ich, wertvoll für die Schaffung von Vertrauen beim Publikum und für den Komfort des Sprechers. Ich schaue sie mir gerne an und mache Notizen basierend auf früheren Vorträgen, den Links auf ihren eigenen Websites oder allem anderen, was ich finden kann. Ich möchte eine Einführung haben, die über die Biografie hinausgeht, die die Teilnehmer alle haben und die sie beim Hören als wörtlich verlesen erkennen werden.

Jake hat einen guten Gedanken dazu

… es sollte keine Rolle spielen, ob der Sprecher 18 Bücher veröffentlicht hat oder ob er gerade erst ein Praktikant am Anfang seiner Karriere ist, sein Vortragsinhalt ist das, was zählt.

Ja! Die Auflistung seines vollständigen Lebenslaufs ist überhaupt nicht das Ziel. Ich persönlich möchte einfach vermitteln, dass ich weiß, wer das ist, und dass ich ihn nicht zum ersten Mal treffe, wenn ich den Zeitplan lese – und dass ich mich darauf freue, zu hören, was er zu sagen hat, unabhängig davon, wie umfangreich seine bisherige Erfahrung oder sein Ruhm sein mag.

Es lohnt sich auch, noch einmal zu überprüfen, ob die Berufsbezeichnung und die Firmendetails, die Sie für jemanden haben, noch korrekt sind. Es ist gut, sicherzustellen, dass Sie keine kürzliche Rollenänderung verpasst haben.

Eine weitere gute Perle von Jake ist es, den Sprecher nicht zu überraschen. Ich bin schon in dieses Gebiet geraten, wo ich einen Sprecher in seiner Einführung enthusiastisch gelobt habe und eine Reihe von Dingen erwähnt habe, die er selbst in seiner Einführung sagen wollte. Wie er sagt

Machen Sie den Sprecher auf die Art der Einführung aufmerksam, damit er seine eigene Einführung entsprechend anpassen kann.

Das ist gut. Die Kommunikation mit dem Sprecher im Voraus, damit Sie Ihre eigene Einführung abstimmen können, ist wahrscheinlich einfacher, als wenn er seinen eigenen Inhalt anpassen muss, angesichts von Folien und Zeitplänen usw.

„Keine Überraschungen“ ist wahrscheinlich ein gutes Motto dafür.

Vermeiden Sie „Insider-Witze“

Wenn Sie moderieren, stellen Sie manchmal jemanden vor, den Sie kennen. Vielleicht einen Freund, einen Kollegen oder jemanden, mit dem Sie am Abend zuvor beim Empfang oder Abendessen nett geplaudert und gelacht haben. Ich finde es in Ordnung, eine Geschichte oder Beziehung in einer Einführung zur Kontextualisierung zu erwähnen, aber es ist sicherer, sich auf Dinge zu konzentrieren, auf die sich jeder beziehen kann und nicht nur auf diejenigen, die Sie oder den Sprecher bereits kennen.

Private Witze bedeuten für die überwiegende Mehrheit des Publikums nichts und können sogar ein wenig befremdlich wirken, indem sie eine kleine Clique bilden, wie Jan nachdenklich auf Twitter erwähnte.

Nehmen Sie keinen „Ruhm“ an oder verlassen Sie sich darauf

„Dieser nächste Sprecher braucht keine Einführung“ ist selten wahr. Selbst wenn es wahrscheinlich ist, dass viele Leute im Raum einen bestimmten Sprecher bereits kennen, werden einige dabei sein, die ihn nicht kennen.

Wie Luke bemerkte:

Gehen Sie nicht davon aus, dass das Publikum weiß, wer der Sprecher ist.

Jeder Sprecher verdient eine schöne Einführung. Und es wird immer einige im Publikum geben, die denken: „Wer ist das?“ Selbst ein kleiner Hintergrund kann eine hilfreiche Grundlage sein und dem Sprecher einen schönen Startpunkt geben.

Kündigen Sie Personen mit Begeisterung an und danken Sie ihnen

Ich wurde schon einige Male so vorgestellt, dass ich unsicher war, ob die Einführung schon vorbei ist oder nicht! Ich möchte sicherstellen, dass das Letzte, was ich sage, der Name des Sprechers ist. (Nicht sein Vortragstitel, obwohl ich ihn und möglicherweise die Themen in meiner Einführung erwähnen werde.)

Die Einführung mit dem Namen des Sprechers zu beenden, scheint schmerzlich offensichtlich, aber ich tue dies, auch wenn ich seinen Namen früher in der Einführung verwendet habe. Es macht die Übergabe eindringlich und dient als offensichtlicher Hinweis für den Applaus des Publikums. Eine Intonation zu verwenden, die suggeriert: „Es ist Zeit, jetzt zu klatschen!“ ist ebenfalls hilfreich. Auch das scheint offensichtlich, aber klare Hinweise an das Publikum zu geben ist wichtig.

Lassen Sie die Sprecher die Vorträge halten

Vielleicht haben Sie manchmal eine Meinung zum Thema des nächsten Vortrags. Vielleicht haben Sie selbst Vorträge zu diesem Thema gehalten. Großartig, das wird hilfreich sein, wenn Sie nach dem Vortrag fundierte Fragen stellen müssen. Aber fallen Sie nicht der Versuchung zum Opfer, dies während Ihrer Einführung zu zeigen. Die Sprecher sind „die Show“ – nicht der Moderator. Und die Person, die Sie vorstellen, ist eingeladen, ihre Expertise zu teilen.

Ich zeige manchmal, dass ich das kommende Thema schätze, aber ich rate davon ab, Ihre Wissensmuskeln während einer Einführung spielen zu lassen. Sie könnten den Inhalt kannibalisieren oder sogar widersprechen. Und Sie werden es in einer Einführung nie so gut kommunizieren können, wie es der Sprecher während des eigentlichen Vortrags kann. Sie könnten arrogant wirken.

Treten Sie dem Sprecher nicht auf die Füße. Lassen Sie ihn den Inhalt präsentieren. Dafür sind alle hier.

Bereiten Sie Sprecher auf Fragen und Antworten vor

Wenn es eine Q&A gibt, die Sie leiten oder kuratieren müssen, ist es wichtig, dies im Voraus zu wissen. Es ist eines der ersten Dinge, die ich den Organisatoren im Vorfeld einer Konferenz frage. Ich frage die Sprecher beim Sprecheressen am Abend vor der Veranstaltung oder wenn sie mikrofoniert werden (aber früher ist wirklich besser, besonders wenn sie Zeit zum Nachdenken haben, während sie entspannt sind), ob es etwas gibt, das sie mich fragen oder ganz vermeiden lassen möchten. Es gibt oft Dinge, die Leute aus Zeitgründen nicht einbauen können, und das kann eine Gelegenheit sein, diese einzubauen und auch als nette, leichte Frage zu dienen, um die Dinge in Gang zu bringen und sie sich einleben zu lassen.

Manche Sprecher möchten keine Fragen beantworten. Ich stelle sicher, dass das zuerst geklärt ist, und rate den Organisatoren davon ab, wenn jemand keine Fragen haben möchte.

Hausmeisterarbeit ist eine gute Vorlage

Zu Beginn des Tages springe ich meist schnell zu den verschiedenen Hausmeisterarbeiten wie Toiletten, Ausgängen, Verhaltenskodex usw. über, nachdem ich mein anfängliches Hallo gesagt und eine enthusiastische Haltung für den Tag beibehalten habe. Es erfordert nicht viel Fantasie und kann Ihnen helfen, sich einzuleben.

Vergessen Sie nicht, sich auch vorzustellen!

Fragen Sie die Organisatoren, was sie brauchen

Im Laufe der Zeit kann es notwendig sein, Sponsoren zu erwähnen, die Leute über Essen zu informieren oder sogar andere Dinge. Ich überprüfe mich bei jeder Pause mit den Organisatoren, um zu sehen, ob es etwas gibt, das sie von mir angekündigt haben möchten. Vielleicht gibt es einen privaten Slack-Kanal oder eine WhatsApp-Gruppe, damit Sie mit ihnen in Kontakt bleiben können. So können Sie erfahren, ob sie die Zeitpläne oder andere Kleinigkeiten anpassen müssen, während Sie fortfahren.

Vor allem aber, und um meinen ersten Punkt ein wenig zu wiederholen, erlauben Sie sich, die Erfahrung zu genießen. Es macht so viel Spaß, wenn die Sprecher und das Publikum Spaß haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie diese Welle mitreiten und auch Spaß haben!

Meine Checkliste

Ich habe diese kleine Checkliste als Ausgangspunkt für die Veranstaltungen, die ich moderieren werde. Sie ändert sich je nach Bedarf der Konferenz.

Vorbereitung von Notizen für die Sprecher-Einführung
Vorbereitung von Notizen zur Aussprache von Sprechernamen
Bestätigung des Formats für Q&A mit den Organisatoren
Vorbereitung von Startfragen für jeden Vortrag
Teilen Sie ein Google-Dokument mit Veranstaltungsnotizen mit den Organisatoren
Zugriff auf/Erstellung eines Emcee-Slack-Kanals oder einer WhatsApp-Gruppe
Bestätigung oder Erstellung von Einleitungs-/Schlusstools für die Veranstaltung, falls zutreffend
Holen Sie sich Hausmeisterhinweise von den Organisatoren
Machen Sie sich mit dem Verhaltenskodex und den Kontaktinformationen vertraut, die Sie teilen möchten
Bestätigen Sie die Event-Hashtags, die Sie teilen möchten
Holen Sie sich Sponsoren-Aufruf-Anforderungen von den Organisatoren
Treffen Sie das AV-Team und besprechen Sie das Übergabeformat
Briefen Sie die Sprecher über das Übergabeformat und holen Sie die Zustimmung für Fragen ein
Wasser / Stift / Notizblock / Mikrofon besorgen
Atmen Sie. Lächeln Sie. Haben Sie Spaß.

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Was habe ich verpasst? Haben Sie gute Tipps? Ich würde sie gerne hören. Hinterlassen Sie gerne Gedanken und Vorschläge in den Kommentaren.