Was ist Buchhaltung für einen freiberuflichen Frontend-Entwickler?

Der folgende Beitrag ist ein Gastbeitrag meines Freundes Allan Branch. Allan betreibt Less Accounting, eine Websoftware für Buchhaltung. Wahre Geschichte für mich: Erst im letzten Jahr habe ich meine Angelegenheiten geregelt und die Buchhaltung ernst genommen. (Mit viel Hilfe natürlich, danke Dee!) Die Vorteile sind erheblich. Keine Sorge vor der Steuerzeit und das Zahlen großer unbekannter Geldbeträge. Kein Hektik, alles in letzter Minute zu erledigen. Aber mein Lieblingsteil ist, die Ein- und Ausgänge des Geschäfts zu verstehen. Es ist viel einfacher zu sehen, was geändert werden muss, wenn alles organisiert ist. Allan wird erklären, dass der Einstieg nicht so schwierig ist. Es gibt nur ein paar ziemlich einfache Fragen, die Sie beantworten müssen.

Seien wir ehrlich, Sie würden lieber mit JavaScript-Bibliotheken, CSS3 und HTML5 herumspielen, als Buchhaltung zu betreiben. Aber Buchhaltung ist nicht allzu schwer. Tatsächlich ist sie ziemlich einfach, sobald Sie erkennen, was Ihr Buchhalter benötigt, um Ihre Steuern vorzubereiten und Sie bei der Steuerplanung zu beraten. Was brauchen Buchhalter? Es

Umsatzfragen, die Sie beantworten müssen

1. Wie viel Geld haben Sie eingenommen?
2. Haben Sie Geld geliehen oder eine Investition erhalten? Wenn ja, wie viel und von wem?
3. In einigen US-Bundesstaaten verlangt die IRS dienstleistungsbasierte Unternehmen, Umsatzsteuer zu erheben.
   Stellen Sie sicher, dass Sie dies ordnungsgemäß handhaben, da es Sie später beißen kann.

Ausgabenfragen, die Sie beantworten müssen

1. Haben Sie jemanden bezahlt (einschließlich sich selbst)?
   • Ist diese Person ein W-2-Mitarbeiter oder ein W-9-Auftragnehmer? (Mehr Infos auf dem Less Accounting Blog)
   • Haben Sie W-2- und W-9-Formulare von diesen Personen erhalten?
   • Wenn Sie W-2-Mitarbeiter haben, haben Sie die Steuern ordnungsgemäß einbehalten? Allans Rat
     Gehaltsabrechnungssteuern sind so schwer zu verstehen, dass Sie einfach Wagepoint.com benutzen sollten.
2. Haben Sie Ihre Ausgaben kategorisiert? Das wird wahrscheinlich die meiste Buchhaltungsarbeit für freiberufliche Webentwickler sein.

Okay, lassen Sie uns langsam machen… Sie haben Ihren Buchhalter sagen hören: „Kategorisieren Sie Ihre Ausgaben“, aber was zum Teufel bedeutet das überhaupt?

Lassen Sie uns zuerst darüber sprechen, was eine geschäftliche Ausgabe eigentlich ist.

Wenn Sie Geld für geschäftliche Zwecke ausgeben, gilt dies als „Ausgabe“. Unser großartiger
und mächtiger IRS definiert eine geschäftliche Ausgabe wie folgt

Eine geschäftliche Ausgabe muss sowohl gewöhnlich als auch notwendig sein. Eine gewöhnliche Ausgabe ist eine, die in Ihrem Geschäftsbereich üblich und anerkannt ist. Eine notwendige Ausgabe ist eine, die für Ihr Geschäft hilfreich und angemessen ist. Eine Ausgabe muss nicht unverzichtbar sein, um als notwendig zu gelten.

LANGWEILIG! Okay, das ist eine lange, vage Art zu sagen…

Kaufen alle anderen Frontend-Entwickler dies für ihr Geschäft, und ist es notwendig, um Ihr Geschäft zu betreiben? Wenn ja, ist es wahrscheinlich eine geschäftliche Ausgabe.

Dinge, die wahrscheinlich NICHT geschäftliche Ausgaben sind

• Eine Autogrammkarte von Mr. T.
• Vergoldung Ihres Laptops.
• Ein Jetpack oder Hoverboard.
• Kleidung, es sei denn, Sie sind verpflichtet, eine Uniform zu tragen. Und nein, ein kariertes Hemd, ein Hoodie und
  Jeans sind keine „Uniform“.

Typische Ausgaben für einen freiberuflichen Frontend-Entwickler

• Telefonkosten, Daten-/Dienstplan.
• Software wie GitHub, CodePen, Skype usw.
• Internetverbindung.
• Andere mobile Geräte (wie iPad, Kindle).
• Jegliche Bildungsmaterialien, zum Beispiel: eBooks, Konferenztickets, Kurse bei CodeSchool usw.
• Reisekosten (Taxis, Uber, Flüge usw.) zu Kundenstandorten oder Bildungsveranstaltungen.
• Professionelle Beratung durch Anwälte, Steuerberater usw.
• Möglicherweise Ihr Heimbüro. Mehr Infos auf dem Less Accounting Blog.
• Zinsen auf geschäftliche Ausgaben.
• Einrichtung für Ihr Heimbüro, zum Beispiel: Ihr Bürostuhl, Schreibtisch und Lampe. (PS: Ich mache Lampen!)
• Händlergebühren wie PayPal, Stripe usw.
• Geschenke an Lieferanten, Kunden oder potenzielle Kunden… oder mich ;)
• Krankenversicherung, Berufshaftpflichtversicherung.

Grauzonen: Vorsicht

Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie bei Ihren geschäftlichen Ausgaben sehr aggressiv vorgehen können. Sprechen Sie immer mit Ihrem Steuerberater und lassen Sie ihn seine Arbeit machen.

• Sie dürfen keine Kaffeeausgaben geltend machen, während Sie in einem Café arbeiten, es sei denn, Sie sind auf einer mehrtägigen Geschäftsreise oder unterhalten einen Lieferanten, Kunden oder einen potenziellen Kunden. Das wird noch unklarer, wenn Sie ein Remote-Mitarbeiter sind und ein Café als Arbeitsplatz nutzen.
• Vermischung von persönlichen und geschäftlichen Reisen. Während einer Reise zu einer Konferenz nehmen Sie sich ein paar zusätzliche Tage, um weitere Sehenswürdigkeiten in der Stadt zu besichtigen, in der Sie sich aufhalten.
• Vielleicht beinhalten Ihre „Software“-Käufe bei iTunes Musikkäufe.
• Fitnessstudio-Mitgliedschaften könnten unter ein „Mitarbeiter-Wellnessprogramm“ fallen.

Arten von Steuerberatern

Es gibt verschiedene „Arten“ von Steuerberatern. Einige sind sehr „nach dem Lehrbuch“, wo Regeln schwarz und weiß sind. Dann gibt es einige Steuerberater, die aggressiver mit Abzügen für Ausgaben umgehen. Es gibt einen Begriff namens „Grauzone“ (siehe oben für Beispiele), was bedeutet, dass Sie aggressiv bei den Abzügen vorgehen, aber nicht dumm. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater darüber, womit er sich wohlfühlt. Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihr Steuerberater nicht aggressiv genug ist oder zu aggressiv ist. Zu aggressiv zu sein, kann zu einer IRS-Prüfung führen, nicht aggressiv genug zu sein, kann dazu führen, dass Sie mehr Steuern zahlen, als Sie sollten.

Was bedeutet „Abschreibung“ oder „steuerlich absetzbar“?

Wenn Sie Ihre Steuern vorbereiten, senkt jede geschäftliche Ausgabe, die Sie geltend machen, Ihr steuerpflichtiges Einkommen. Aber jede Ausgabe muss in eine der vom IRS vordefinierten Ausgabenkategorien passen. **Aber** je nach Ausgabenkategorie schreiben Sie nur einen Prozentsatz des gesamten Ausgabenbetrags ab. Hier ist ein Beispiel.

Sie nehmen einen Kunden zum Abendessen für 100 US-Dollar mit. Ihr Steuerberater kann nur 50 % der 100 US-Dollar „abschreiben“, da dies als „Mahlzeiten/Unterhaltung“ gilt. Denken Sie also daran, dass eine geschäftliche Ausgabe kein „kostenloses Geld“ ist, sondern einfach nicht voll als Einkommen versteuert wird.

Erstellen Sie einen Buchhaltungsplan

Zur Bewältigung der Buchhaltung können Sie eine Tabellenkalkulation verwenden. Sie können Transaktionen manuell aufzeichnen oder Ihre Bank erlaubt möglicherweise einen CSV-Export.

Eigenwerbung: Sie können Buchhaltungssoftware für Freiberufler verwenden, die Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Buchhaltung zu behalten.

Was auch immer Sie entscheiden, stellen Sie sicher, dass Sie einen Buchhaltungsplan festlegen. Ich mache Buchhaltung gerne freitagnachmittags kurz vor dem Wochenende. Ich stelle ein wiederkehrendes Kalenderereignis ein und blockiere 30 Minuten pro Woche, um diese Buchhaltungsaufgaben zu erledigen. Dann boom, hallo Wochenende!

Die Belohnung

Sorgfältige Buchhaltung bedeutet keine bösen Überraschungen am Jahresende. Außerdem kann Ihr Steuerberater Sie besser bei der Steuerplanung beraten, und Sie wissen, wie Sie das ganze Jahr über kluge Ausgabenentscheidungen treffen.